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ePoststelle zur Überprüfung, Weiterleitung, Sammlung
und Archivierung von Reisekostenabrechnungen
Für Versender und
Empfänger von Reisekostenabrechnungen, die über den Signaturdienst
verschickt werden, wird automatisch und kostenlos eine elektronische
Poststelle (ePoststelle) bei der http.net Internet GmbH eingerichtet. Bei
der ePoststelle handelt es sich um ein speziell für den Empfang von
elektronisch signierten Dokumenten konzipiertes Postfach. Die ePoststelle
dient der automatischen Überprüfung der Signaturen auch von Dritten, sowie
der Weiterleitung, Sammlung und Archivierung von signierten Dokumenten.
Allen Empfängern von elektronisch signierten Dokumenten bietet die
ePoststelle eine automatische, sichere und vom Finanzamt jederzeit
prüfbare Lösung. Mit der ePoststelle wird es dem Anwender leicht gemacht,
seine gesetzlichen Auflagen zu erfüllen. |
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Was ist eine elektronische
Signatur?
Unternehmen, die Ihre Dokumente elektronisch versenden, senken Ihre
Kosten erheblich. Für den Empfänger ist es wichtig, den Ersteller der
elektronischen Dokumente eindeutig identifizieren zu können. Zu diesem
Zweck können die Dokumente beim Versand mit einer elektronischen Signatur
versehen werden. Unter einer elektronischen Signatur versteht man Daten,
mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren kann
und sich die Integrität der signierten elektronischen Daten prüfen läßt.
Technisch gesehen erfüllt diese dann den gleichen Zweck wie eine
eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten.
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So funktioniert die elektronische Signatur als Dienstleistung
Der Signaturdienst versieht die Dokumente in Ihrem Namen mit einer
elektronischen Signatur und leitet diese an den Empfänger weiter. Ausdruck der
Dokumente, manuelle Unterschrift und Versand per Post erübrigen sich auf diese
Weise. Die Anbindung an den Signaturdienst geschieht über das Internet mittels
geeigneter Software, welche die Schnittstellen von http.SIGN unterstützt. Die
Signatur wird in Ihre Dokumente eingefügt, die im PDF-Format an den Dienst
übergeben werden.
Erstellung von elektronischen Reisekostenabrechnungen
Ursprünglich für den Versand von elektronischen Rechnungen konzipiert, läßt
sich der Signaturdienst auch für andere Dokumente, z.B. Reisekostenabrechnungen,
sinnvoll einsetzen. Unsere Software orgAnice Reisekosten enthält eine
integrierte Funktion zum Versand der Abrechnungen über http.SIGN. Über einen
Testzugang kann das Signieren von Abrechnungen kostenlos und unverbindlich
getestet werden.
Bis zu 70% Sparpotential
Der Versand von Dokumenten in
Papierform ist eine kostenintensive Angelegenheit. Neben Porto, Papier und
Druckkosten schlägt auch der Personalaufwand zu Buche. Unternehmen, die ihre
Dokumente elektronisch versenden, senken ihre Kosten erheblich. Das Verfahren
eignet sich z.B. für die papierlose Übermittlung der Abrechnungen an den
Steuerberater oder an die Firmenzentrale. Es besteht die Möglichkeit, zusätzlich
die Daten der Abrechnungen im XML-Format zu übertragen. Dies ermöglicht die
elektronische Weiterverarbeitung der Daten durch den Empfänger und damit die
Automatisierung von Abläufen. Mit http.SIGN erschließen Sie bis zu 70%
Sparpotenzial beim Versand Ihrer Dokumente!
Ohne eigenen technischen Aufwand und
Investitionen
Normalerweise ist für ein Signaturverfahren eine
aufwendige technische Infrastruktur erforderlich, mit der Erstellung, Versand,
Prüfung und revisionssichere Archivierung von signierten Dokumenten durchgeführt
werden können. Das versendende Unternehmen benötigt eine geeignete Software,
Hardware, Kartenlesegeräte und Signaturkarten. Letztere können nur von einem
Trustcenter ausgegeben werden. Mit dem Signaturdienst http.SIGN ist dies nun
ohne eigene Technik und Investitionen auch für kleine und mittlere Unternehmen
problemlos durchführbar.
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