Mit dem orgAnice Datenschutz-Center optimal gerüstet

Nach Artikel 17 der EU-DSGVO sollen Daten, die nicht mehr benötigt werden, aus dem System gelöscht werden. Das Datenschutz-Center in orgAnice CRM unterstützt diese Anforderung mit Adress-Löschlisten und der Bereinigung der Telefonliste von orgAnice Phone. Beim Löschen von Adressen spielen die Aufbewahrungsfristen nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) eine wichtige Rolle. Demnach unterscheidet orgAnice CRM nach Adressen mit denen eine geschäftliche Beziehung eingegangen wurde und anderen Adressen.

Bereinigung von Daten ausgeschiedener Personen

orgAnice CRM bietet die halbautomatische Bereinigung von Daten ausgeschiedener Ansprechpartner und Mitarbeiter. Halbautomatisch bedeutet hier, dass die Erkennung, was bereinigt werden soll, automatisch passiert, der Benutzer aber immer entscheiden kann, ob die Bereinigung tatsächlich durchgeführt wird.

Einschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten

Die DSGVO schreibt vor, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten besonderen Einschränkungen unterliegen soll, wobei eine Unterscheidung bzgl. der Kategorie der Daten getroffen werden soll. Dem trägt orgAnice CRM Rechnung, indem der Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten der Ansprechpartner und Mitarbeiter eingeschränkt wird.

Vorlagen für die Einwilligungserklärung und Auskunftserteilung

orgAnice CRM unterstützt Anforderungen der DSGVO für die schriftliche Kommunikation mit Ihren Kunden mittels vorbereiteter Vorlagen. Einwilligungserklärung: Ansprechpartner müssen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zustimmen. Um bei bestehenden Ansprechpartnern die Einwilligung einzuholen steht die Microsoft Word-Vorlage „Einwilligungserklärung nach Art 7 DSGVO“ zur Verfügung. Auskunftserteilung:  Nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO haben betroffene Personen das Recht, von einem Unternehmen eine Erklärung darüber zu verlangen, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Trifft der Fall zu, so haben die betroffenen Personen ein Recht auf Auskunft über diese Daten und darüber hinausgehende Informationen zu deren Verarbeitung. Um einem bestehenden Ansprechpartner die gewünschte Auskunft zu erteilen, stehen zwei Vorlagen „Auskunftserteilung nach Art 15 DSGVO“ zur Verfügung; eine für Microsoft Word und eine für Microsoft Excel.